Funktionen

Alle Module. Ein System.

Von der automatischen Erfassung bis zur rechtlichen Frühwarnung — Rentarion deckt den gesamten Lebenszyklus Ihrer Mietverträge ab.

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Extraktion

Daten, die sich selbst strukturieren

Alle Kerndaten pro Vertrag

Mietbeginn, Kündigungsfristen, Indexklauseln, BetrKV-Umlagen, Kautionen — alles strukturiert, typisiert, suchbar.

Zweistufig ausgelesen — in der EU

Erst Texterkennung, dann strukturierte Felderfassung — jedes Ergebnis gegen das Original geprüft. Verarbeitung ausschließlich in der EU (EU Data Boundary).

Kein Raten — nur Belege

Jedes extrahierte Zitat wird wortgenau gegen den Original-Vertrag geprüft. Nicht auffindbar? Zitat verworfen — kein Feldwert ohne Beleg.

Confidence-Scoring

Pro Feld: grün (≥95%), gelb (85–94%), rot (<85%). Niedrige Confidence löst Vier-Augen-Pflicht aus.

Berechnete Felder

Nächstes Kündigungsdatum, NK-Abrechnungsfrist — nicht extrahiert, sondern aus Stichtag-Logik §573 BGB berechnet.

Fristen & Compliance

Jede Frist im Blick, ein Kalender

Alle Fristarten

Kündigung, Mindestlaufzeit, Indexanpassung, Staffelmiete, Verlängerung, NK-Abrechnung, Mieterhöhung, Break Clause, Leerstand — und viele mehr.

Stichtag-Logik §573 BGB

Kündigungen werden auf Monats-/Quartals-/Halbjahres-/Jahresende gerechnet — mit automatischer Rückrechnung der Kündigungsfrist.

Forward-Kalkulation

Vergangene Termine (Indexanpassung, Staffelmiete, Auto-Verlängerung) werden vorwärts in die Zukunft gerechnet bis der nächste Termin erreicht ist.

Vier-Augen-Pflicht

Kritische Felder — Mieten, Fristen, Kautionen — können nicht vom selben User freigegeben werden, der sie editiert hat. Workflow mit optionalem Ablehnungskommentar.

Status-Ampel

Grün (>180 Tage), Gelb (91–180), Rot (0–90), Grau (abgelaufen). Sortierung nach Dringlichkeit über das gesamte Portfolio.

Legal Alert Engine

Die juristischen Prüfungen im Überblick

Jeder Alert verweist auf §, Sachverhalt und Handlungsempfehlung.

Kategorie

Gesetz

Beschreibung

Kündigungsfristen Wohnraum

§573c BGB

Erkennung unwirksamer Klauseln und Anwendung der gesetzlichen 3-Monats-Frist.

NK-Abrechnungsfrist

§556 BGB

Countdown bis zum Anspruchsverlust bei versäumter Abrechnung innerhalb von 12 Monaten.

Mieterhöhung

§558 BGB

Sperrfrist-Berechnung, Kappungsgrenze 20% in 3 Jahren, Wartefrist seit Einzug.

Mischklauseln

§557a Abs. 3 BGB

Erkennung kombinierter Staffel- und Indexmiete — bei Wohnraum unwirksam.

Kappungsgrenze

§557b BGB

Prüfung ob Indexmieten-Anpassung innerhalb zulässiger Grenzen liegt.

Gewerbe-Kündigung

§580a Abs. 2 BGB

Default 6 Monate zum Quartalsende bei fehlender Vereinbarung im Gewerbemietvertrag.

Heizkosten-Verteilung

HkVO §7

Pflichtanteile 50–70% verbrauchsabhängig — nicht erfüllt: Mieter-Kürzungsrecht von 15%.

Umlagefähigkeit

§2 BetrKV

17 Kostenarten werden gegen den Katalog geprüft — nicht umlagefähige Posten werden markiert.

Sonderkündigung

§540, §543 BGB

Break Clauses, Umsatzrückgang-Klauseln und außerordentliche Kündigungsrechte werden extrahiert und getrackt.

Vermieter-Workflows

Kompletter Lebenszyklus der Bewirtschaftung

NK-Abrechnung §556 BGB

Tracking von Abrechnungszeitraum, Erstellung, Versand und Ergebnis. Fristversäumnis bedeutet Anspruchsverlust — die Engine warnt.

NK-Kostenverteilung BetrKV

Alle 17 Kostenarten nach §2 BetrKV — verteilt nach Fläche, Einheiten, Personen, Verbrauch oder Heizkosten-Hybrid (§§7, 8 HeizkostenV) mit Verbrauchserfassung je Einheit. CSV-Import für historische Kosten.

Mieterhöhung §558 BGB

Compliance-Check: Sperrfrist, Kappungsgrenze (20% in 3 Jahren), Wartefrist seit Einzug, Wohnraum-Check. Workflow bis zur Wirksamkeit.

Kautionen §551 BGB

Vier Kautionsarten, Status von Erhalt bis Rückgabe mit Teilbeträgen. Frist für Rückgabe sichtbar.

Eigentümer-Modul

Magic-Link-Zustimmungen für kritische Entscheidungen. Audit-Trail von Anfrage bis Zustimmung — nachvollziehbar, archiviert.

Leerstand & Wechsel

Erfassung von Leerstandszeiten mit Kosten-Analyse (entgangene Miete). 6-Phasen-Mieterwechsel-Workflow.

Mieteingang (Soll/Ist)

Kontoauszugs-Import (camt.053/CSV), automatisches Zahlungs-Matching, Soll/Ist-Matrix und Rückstands-Frühwarnung. Kein Banking-Zugang nötig — Import per Datei.

Eigentümerabrechnung

Einnahmen − Ausgaben − Verwaltergebühr pro Eigentümer, als Monatslauf über das ganze Portfolio. PDF mit Briefkopf, E-Mail-Versand, auf Wunsch Ist-basiert aus importierten Zahlungen.

Kommunikationsmodul

Strukturiertes Logbuch pro Mieter/Einheit: E-Mail, Telefon, Brief, Notiz. Mit Follow-Up-Erinnerungen und Dateianhängen.

Intelligenz

Wo Automatik zur Entlastung wird

Legal Alert Engine

Prüfungen nach BGB, BetrKV und HeizkostenV. Klauseln werden gegen Rechtsprechung und Kappungsgrenzen geprüft — proaktiv, ohne dass jemand danach fragen muss.

AI Portfolio Chat

Fragen in natürlicher Sprache: Portfolio-Übersicht, Fristen, Finanzen, Vertragssuche. Antworten nur für Ihre Sitzung — keine Speicherung der Nachrichten.

36-Monats-Forecast

Monatliche Miet-Prognose mit Staffel, Index, Leerstands-Risiko. Jahres-Aggregation für Investitions-Planung.

Mietpotenzial & Verhandlungs-Radar

Vergleichsmiete je Objekt zeigt, welche Bestandsmieten unter Markt liegen und §558-fähig sind (Vermieter) — bzw. wo Sie über Markt zahlen und wann verhandelt werden kann (Mieter).

Deterministische Berechnungen

Fristen-Engine als Pure Function — keine Black Box. Gleicher Input, gleicher Output, jederzeit nachvollziehbar.

Interaktive Portfolio-Karte

Alle Objekte auf einer Karte — Status-Farben zeigen, wo Handlungsbedarf liegt, Cluster halten große Bestände übersichtlich, Umfeld-Punkte liefern Kontext zum Standort.

Import & Export

Nahtlos rein, nahtlos raus

Bulk-PDF-Upload

Mehrere PDFs gleichzeitig, sequentielle Verarbeitung mit Live-Fortschritt pro Datei.

CSV-Import

Geführter Import-Assistent mit automatischer Spalten-Zuordnung. Datum und Zahlen im deutschen Format werden erkannt.

Kontoauszugs-Import

camt.053 und Bank-CSV aus jedem Online-Banking. Zahlungen werden automatisch Verträgen zugeordnet — Grundlage für Soll/Ist-Abgleich und Rückstandswarnung.

DATEV-Export SKR03/SKR04

Kontierungszuordnungen, Buchungsstapel, Export für den Steuerberater — ohne manuelle Nachbearbeitung.

Excel-Export

Vertragsliste, NK-Abrechnungen, Kautionen, Mieterhöhungen, Mieter-Verzeichnis, Kostenverteilung. Filter werden übernommen.

iCal-Export

.ics-Datei pro Vertrag oder für das gesamte Portfolio. Import in Outlook, Google Calendar, Apple Calendar.

DSGVO-Export

Vollständiger Tenant-Datenexport als JSON (Art. 20 DSGVO) — für Portabilität und Compliance.

Kollaboration

Team-Arbeit, wie sie sein sollte

5 Rollen

Vom Admin über Portfolio-Manager und Approver bis zum Viewer — feingranulare Rechte, plus individuelle Berechtigungs-Flags pro Nutzer.

Vier-Augen-Workflow

Kritische Felder nach Korrektur auf „Ausstehend“. Freigabe nur durch zweite Person möglich, optional mit Ablehnungskommentar.

Audit-Log

Jede Änderung an Vertragsfeldern, Freigaben, Uploads — mit User, Zeitstempel, Vorher/Nachher. DSGVO-konform archiviert.

Mieter-Verzeichnis

Zentrale Mieter-Stammdaten, verknüpft mit Einheit und Kommunikationshistorie.

Bedienung, die nicht im Weg steht

Split-Screen

Links die Vertragsdaten, rechts das PDF — jedes erfasste Feld mit wörtlichem Beleg-Zitat und Seitenangabe aus dem Vertrag.

Portfolio-Vergleich

Gebäude-Vergleichstabelle mit KPIs, Heatmap für Restlaufzeit, Charts für Miete/m².

Objekt-Cockpit

Einheiten-Matrix nach Stockwerk, Mieter-Tabelle, Kosten-Zusammenfassung, KPI-Bar — alles auf einer Seite.

Mobil-optimiert

Dashboard, Listen, Fristen funktionieren auch auf Tablet und Smartphone.

Sehen Sie, wie das an Ihrem Portfolio aussieht.

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