Verpassen Sie nie wieder eine
NK-Abrechnungsfrist.
Rentarion behält §556- und §558-Fristen, Nebenkostenabrechnung und Heizkostenverteilung im Blick - und weist früh auf kritische Punkte hin, damit Sie sie prüfen können. Für Hausverwaltungen, Genossenschaften und Immobiliengesellschaften mit 50 bis 5.000+ Einheiten.
Die Kostenfallen im Alltag
Was ohne Rentarion täglich Geld kostet
Versäumte Fristen und ungeprüfte Klauseln treffen Vermieter doppelt - finanziell und rechtlich. Die folgenden Punkte sind keine Theorie, sondern Standard-Fehlerquellen.
NK-Abrechnungsfrist verpasst
12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums ist Ihr Anspruch auf Nachzahlung erloschen - endgültig. Bei 100 Einheiten kosten verpasste NK-Fristen schnell 5-stellige Beträge pro Jahr.
Mieterhöhung ungenutzt
Sperrfrist (15 Monate), Kappungsgrenze (20% in 3 Jahren), Wartefrist seit Einzug - wer die Compliance-Prüfung im Kopf macht, lässt jahrelang Einnahmen liegen oder riskiert Rechtsstreit.
Wohnraum-Klauseln ungeprüft
Eine Kündigungsklausel zum Nachteil des Mieters ist unwirksam. Sie kündigen falsch, verlieren vor Gericht und müssen den Mieter im Haus halten - inklusive Anwalts- und Gerichtskosten.
HeizkostenV-Verstöße
Wenn Heiz- oder Warmwasserkosten nicht verbrauchsabhängig abgerechnet werden, darf der Mieter 15% kürzen. Bei einem Portfolio von 300 Einheiten entgeht Ihnen das pro Jahr ein fünfstelliger Betrag.
Kostenverteilung händisch
17 Kostenarten, verschiedene Verteilungsschlüssel, jährlich für jedes Gebäude - in Excel vervielfacht sich das Fehler-Risiko, ganz zu schweigen vom Zeitaufwand.
Zustimmungen per E-Mail jagen
Bei WEGs oder Mehrfamilienhäusern Eigentümer per E-Mail/Telefon einsammeln, Zustimmungen dokumentieren, Fristen einhalten - ohne System ist jede Entscheidung ein Projekt für sich.
Was Rentarion für Sie übernimmt
Alle kritischen Workflows automatisiert
Zwölf Module, die aus verstreuten PDFs und Excel-Tabellen ein kontrolliertes Cockpit machen - mit rechtlicher Frühwarnung, DSGVO-konform, mit Audit-Log auf jede Änderung.
NK-Abrechnungs-Tracking
Status-Workflow von der Erstellung über den Versand bis zum Ergebnis. Fristberechnung automatisch (Ende NK-Zeitraum + 12 Monate). Erinnerungen 6 Monate vor Fristablauf. Abrechnungs-PDF und Excel-Export pro Abrechnung.
NK-Kostenverteilung nach BetrKV
Alle 17 Kostenarten nach §2 BetrKV - verteilt nach Fläche, Einheiten, Personen, Verbrauch oder Heizkosten-Hybrid (50-70% Verbrauch nach §§7, 8 HeizkostenV) mit Verbrauchserfassung je Einheit. Automatische Verteilung mit Nachzahlung/Guthaben, CSV-Import, HkVO-Compliance-Check.
Mieterhöhungs-Workflow + Mietpotenzial
Compliance-Engine prüft Sperrfrist (15 Monate), Kappungsgrenze (20% in 3 Jahren), Wartefrist seit Einzug, Wohnraum-Status. Der Mietpotenzial-Radar zeigt mit hinterlegter Vergleichsmiete, welche Bestandsmieten unter Markt liegen - und welche davon jetzt erhöhbar sind. Wird die Erhöhung wirksam, aktualisiert sich der Vertrag automatisch.
Eigentümer-Modul
Owner-Verwaltung (Firma/Privat/Gemeinschaft), temporale Historie der Einheiten-Zuordnung. Digitale Zustimmungen via Magic-Link - Eigentümer klickt Link, stimmt zu oder lehnt ab. Alles im Audit-Trail, kein Login nötig.
Kautions-Dashboard
4 Kautionstypen (Barkaution/Bürgschaft/Sparbuch/Versicherung), Status-Tracking vom Erhalt über Teilrückzahlungen bis zur vollständigen Rückgabe - mit Fristen und Kautionsabrechnung als Brief.
Leerstand & Mieterwechsel
Leerstandszeiten pro Einheit mit Kosten-Analyse (entgangene Miete). Mieterwechsel als geführter Phasen-Prozess - vom Kündigungseingang über Übergabe und Kautionsabrechnung bis zur Neuvermietung, mit Checklisten pro Phase.
Einnahmen-Prognose 12/24/36 Monate
Mieteinnahmen-Prognose mit Staffel-, Index- und Leerstand-Faktoren - inklusive Ereignissen für Leerstandsrisiken, wirksame Mieterhöhungen und Klausel-Konflikte. Auch verpasste Indexanpassungen werden korrekt nachgerechnet.
Kommunikationsmodul
Strukturiertes Logbuch: E-Mail, Anruf, Brief, Notiz. Richtungs-Tracking (INBOUND/OUTBOUND/INTERNAL), Datei-Anhänge, Follow-Up-System mit Wiedervorlagen und Zuweisung an User.
Mieteingang & Rückstände
Kontoauszug als Datei importieren - camt.053 oder CSV, aus jedem Online-Banking. Zahlungen werden automatisch den Verträgen zugeordnet: Soll/Ist-Matrix pro Monat, Rückstands-Frühwarnung im Cockpit, Mahnschreiben mit einem Klick aus der Aufgabe heraus.
Eigentümerabrechnung
Einnahmen − Ausgaben − Verwaltergebühr = Auszahlung, pro Eigentümer und Zeitraum. Gebühr als Prozentsatz oder Fixbetrag je Einheit, Monatslauf über alle Eigentümer, PDF mit Ihrem Briefkopf per E-Mail. Mit importierten Kontoauszügen automatisch auf Ist-Zahlungen gerechnet.
Buchhaltung & DATEV-Export
Kontierungszuordnung nach SKR03 oder SKR04. Direkter DATEV-Export für den Steuerberater - mit Export-Historie, ohne manuelle Nacharbeit.
Portfolio-Vergleich + Objekt-Cockpit
KPIs aller Objekte: Belegung %, Ø Miete/m², Kautionen, NK-Status, Mieterhöhungspotenzial - auf Wunsch gruppiert nach Städten oder Regionen. Einheiten-Matrix farbcodiert nach Stockwerk und Status, Mieter-Tabelle, Kosten-Zusammenfassung mit Top-5-Kostenarten.
Interaktive Portfolio-Karte
Alle Gebäude auf einer Karte: Status-Farben zeigen, wo Handlungsbedarf liegt, Cluster halten große Bestände übersichtlich, Umfeld-Punkte liefern Kontext zum Standort.
Rechtliche Frühwarnung im Detail
Kritische Klauseln und Fristen - früh im Blick
Feste, nachvollziehbare Regeln nach BGB und HeizkostenV, ausgewertet aus Ihren Vertragsdaten und dem Status Ihrer Einheiten. Rentarion weist hin - die rechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen.
Aus dem Alltag einer Verwaltung
Ein System für jeden Schritt - sichtbar gemacht.
Von der täglichen Steuerung über die Übergabe vor Ort bis zum Eigentümer-Report. Die Module, die aus verstreuten Tools eine Plattform machen.
Tages-Cockpit
„Was ist heute zu tun?“ - beantwortet Rentarion für Sie.
Statt ein Dutzend Listen im Kopf: ein Cockpit, das jeden Morgen die anstehenden Aufgaben priorisiert - NK-Fristen, Kündigungen, Mieterhöhungen, Wiedervorlagen. Erledigt, später, ausgeblendet - mit einem Klick.
- Jede Aufgabe nach Dringlichkeit sortiert - von der NK-Frist bis zur Wiedervorlage
- 1-Klick-Aktionen direkt aus der Aufgabe heraus
- Portfolio-Status auf einen Blick
Vor Ort, digital
Die Wohnungsübergabe - komplett auf dem iPad.
Zählerstände mit Foto, Mängel mit Beweisfoto, digitale Unterschrift - und am Ende ein fertiges Übergabeprotokoll als PDF, direkt per E-Mail. Kein Papier, keine Nacherfassung im Büro.
- Zähler & Mängel mit Pflicht-Foto dokumentiert
- Digitale Unterschrift mit Zeitstempel
- Auto-Protokoll als PDF - sofort versendet
Durchgängiger Prozess
Mieterwechsel - von der Kündigung bis zur Neuvermietung, lückenlos.
Geht eine Kündigung ein, startet Rentarion den geführten Prozess: Übergabe, Kautionsabrechnung, Vermarktung, neuer Mietvertrag. Jede Phase abgehakt, nichts vergessen, alles dokumentiert.
- Geführte Phasen mit Fortschritts-Anzeige - von der Kündigung bis zum Einzug
- Übergabe & Kautionsabrechnung direkt verzahnt
- Jeder Schritt im Audit-Trail
Eigentümer & Investoren
Eigentümer-Reports auf Knopfdruck - bis zum Investoren-Quartalsbericht.
Wem gehört was, mit vollständiger Historie. Zustimmungen holen Sie digital per Link ein. Und auf Knopfdruck liefern Sie Eigentümern und Investoren aussagekräftige Berichte - ohne Excel-Bastelei.
- Eigentümer-Zuordnung mit Historie
- Digitale Zustimmungen per Magic-Link
- Eigentümer- & Asset-Reports als PDF
Briefe & Schreiben
Vom NK-Begleitschreiben bis zur Mieterhöhung - fertig formuliert.
Juristisch vorformulierte Vorlagen, mit Ihrem Briefkopf und den richtigen Daten automatisch befüllt. Einzeln oder als Serienbrief - als PDF oder direkt per E-Mail.
- Vorlagen für NK, Mieterhöhung, Kündigung, Kaution, Mahnung - und mehr
- Serienbrief über viele Einheiten
- PDF oder direkter E-Mail-Versand
Mieteingang im Blick
Wer hat gezahlt, wer ist im Rückstand? Der Kontoauszug beantwortet es.
Sie importieren die Kontoauszugsdatei aus Ihrem Online-Banking - jede Bank kann camt.053 oder CSV. Rentarion ordnet die Zahlungen den Mietverträgen zu, gleicht Soll und Ist ab und warnt früh bei Rückständen, bevor daraus Mietausfall wird.
- Automatisches Zahlungs-Matching, bestätigt statt geraten
- Soll/Ist-Matrix pro Vertrag und Monat
- Rückstands-Frühwarnung direkt im Tages-Cockpit
Premium-Add-on
Asset-Management-Reporting für Investoren
Wenn Sie gegenüber Eigentümern oder Investoren berichten: Das zuschaltbare Add-on macht aus Ihrem operativen Bestand Quartalsberichte in Investorenqualität - Plan vs. Ist, Loss-to-Lease, Strategie & Exit. Ihre Verwaltungsdaten füllen den Report automatisch.
Bereit, Ihr Portfolio souverän zu steuern - mit jeder Frist im Blick?
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen live, wie Rentarion §556-Fristen, §558-Potenziale und BetrKV-Abrechnungen für Ihr Portfolio handhabt.